Bagi setiap perusahaan tentu saja persuratan adalah masalah yang sangat serius sekali. Jika kita salah mengurus masalah persuratan ataupun tidak bisa memenuhi apa yang dituliskan di dalam persuratan maka itu bisa menjadi masalah di kemudian hari.
Sebagai pebisnis tentunya kita mau menghindari masalah-masalah yang seperti ini terutama bila kita sudah membangun bisnis yang sangat besar. Jika kita sudah mengelola bisnis yang mempunyai ribuan karyawan dan ada ribuan persuratan setiap harinya maka otomatis perusahaan kita harus bertanggung jawab untuk setiap persuratan yang dikeluarkan.
Kita akan kesulitan untuk mengontrol setiap aspek yang ada di dalam isi surat tersebut jika setiap pegawai hanya menggunakan email email pribadinya saja. Oleh karena itu kita perlu mengadakan satu sistem persuratan dibawah nama domain perusahaan. Untuk melakukan ini hal yang paling mudah adalah dengan memberikan alamat email perusahaan untuk setiap karyawan yang berwenang melakukan public relation.
Agar kita bisa mempunyai banyak akun ml di dalam satu nama dengan perusahaan maka kita sebaiknya menggunakan sebuah mail server. Ini yang terbaik adalah Zimbra mail server. Ini dianggap yang terbaik karena ada banyak sekali perusahaan yang menggunakan Zimbra server untuk keperluan persyaratan mereka.
Bahkan instansi pemerintah pun turut menggunakan Zimbra server ini. Saat ini di seluruh dunia ada ribuan perusahaan dan instansi pemerintah yang menggunakan Zimbra mail server ini. Apa yang membuat Zimbra server ini unggul dibandingkan pesaing lainnya sehingga mereka bisa menguasai pasar persuratan elektronik perusahaan?
Yang membuat Zimbra server ini unggul adalah karena mempunyai sistem yang terintegrasi dengan banyak fitur. Di dalam email server anda bisa mendapatkan fungsi penjadwalan,, kontak, dan pengelolaan email yang disertai dengan banyak fasilitas komunikasi lainnya.
Semua fitur ini bisa anda dapatkan jika anda menggunakan Zimbra yang berbayar. Tetapi jika anda tidak menggunakan email yang berbayar dan hanya menggunakan Zimbra yang gratisan saja maka anda bisa mencoba Zimbra desktop. Zimbra desktop adalah sebuah software gratisan yang open source. Orang-orang menggunakan Zimbra desktop ini untuk mengatur persuratan dan download mereka.
Tampilannya kurang lebih sama dengan Microsoft Outlook sehingga anda pasti akan mudah untuk menggunakannya. Kekurangan dari Zimbra desktop ini adalah terbatasnya jumlah akun yang bisa anda kelola. Jadi kalau anda ingin mengelola jumlah akun dalam jumlah yang sangat besar maka tentunya anda harus menggunakan versi yang berbayar.
Di email ini juga memberikan kemampuan untuk melakukan komunikasi online seperti instant messaging dan voice call. Anda juga bahkan bisa merekam percakapan yang anda lakukan. Jadi Zimbra bisa mengelola semua bentuk komunikasi dalam dan luar perusahaan.
Dengan demikian anda akan bisa mengontrol semua komunikasi perusahaan. Karyawan tidak akan bisa membuat kesepakatan dengan menggunakan alamat emailnya sendiri ataupun nomor hpnya sendiri karena kesepakatan yang tidak menggunakan alamat email kantor dan nomor telepon kantor tidak akan diakui oleh perusahaan.
Inilah alasan kenapa banyak orang menggunakan sistem Zimbra server ini. Jika anda saat ini sedang mengelola perusahaan dalam skala yang besar maka anda perlu mempertimbangkan untuk menggunakan Zimbra server ini untuk mengamankan komunikasi di dalam perusahaan. Investasi yang anda keluarkan akan sangat kecil dibandingkan manfaat yang akan anda terima kedepannya.